Cuando todos los miembros del equipo están alineados y colaboran de manera eficaz entre sí, puedes crear un caso de negocio completo con más facilidad. Es más probable que el caso de negocio aborde los diversos riesgos e inquietudes y que a la vez proporcione a las partes interesadas una sólida justificación para seguir adelante con el proyecto.

Cómo escribir un caso de negocio

Ahora tienes una idea de qué es un caso de negocio y quién debería participar en su creación. El siguiente paso es el proceso de redacción del caso de negocio.

Nuevamente, ten en cuenta que estás intentando persuadir a los responsables de la toma de decisiones para que apoyen o financien tu proyecto. Por lo tanto, asegúrate de que el documento sea interesante y conciso, e incluya toda la información que las partes interesadas deben saber. Evita la jerga y utiliza palabras y frases sencillas y fáciles de leer que describan tu visión y las ventajas de respaldar el proyecto.

La cantidad de pasos involucrados en crear un caso de negocio puede variar según la iniciativa o el proyecto en que estés trabajando. A continuación, se muestra un conjunto de pasos que tal vez desees usar para escribir tu caso de negocio.

Paso 1: recopilar información

Este paso es bueno para invitar a la colaboración entre los miembros del equipo. Su participación puede ayudarte a ver las cosas desde múltiples perspectivas, lo cual es útil para desarrollar un caso de negocio creíble y bien pensado.

Las sesiones de lluvia de ideas que utilizan una plantilla de lluvia de ideas alientan a los miembros del equipo a compartir y ampliar ideas. Trabajar juntos en un mismo documento puede ayudarte con lo siguiente:

• Definir cuál es el problema.
• Desarrollar posibles soluciones.
• Determinar qué soluciones son las mejores.
• Identificar el impacto que la solución podría tener en el equipo y la empresa.

Paso 2: escribir el documento del caso de negocio

Con la información que has recopilado, arma todas las partes de tu caso de negocio. Un documento de caso de negocio podría incluir:

Un resumen ejecutivo 

Se trata de una descripción general breve y de alto nivel destinada a brindarle a tu público objetivo una manera rápida y fácil de leer y digerir los puntos principales, objetivos y recomendaciones sin leer el documento completo. Este resumen aparecerá al principio del documento, pero es posible que quieras hacerlo después de haber escrito las otras secciones.

Planteamiento del problema

Se define el problema o la cuestión que abordará tu caso de negocio de forma breve, específica, comprensible y procesable.

Objetivos

Utiliza el método SMART para delinear las metas y objetivos de tu caso de negocio. Alinea estas metas y objetivos con las metas estratégicas de tu empresa y describe cómo tu proyecto alcanzará esas metas.

Soluciones y opciones preferidas

Incluye una breve descripción de tu solución preferida para abordar el problema planteado. Esto debe incluir cómo determinaste que es la mejor solución y un análisis de costo-beneficio de la solución.

Alternativas y opciones

Presenta soluciones y enfoques alternativos para resolver el problema planteado. Se debe incluir un análisis costo-beneficio para cada solución alternativa.

Estimaciones de costos

Se describen los costos estimados del proyecto, que podrían incluir capital inicial, adquisición de recursos, costos operativos continuos, costo total de propiedad, mantenimiento, soporte, entre otros.

Beneficios

Describe cómo esperas que la compañía se beneficie al iniciar este proyecto. Asegúrate de incluir los beneficios cuantitativos y cualitativos, y de calcular el retorno de la inversión previsto.

Evaluaciones de riesgo

Define los riesgos potenciales asociados al proyecto. Incluye la probabilidad de que se produzca el riesgo y cuál podría ser su impacto. Describe tus estrategias para mitigar los riesgos.

Cronogramas estimados 

Crea un cronograma de alto nivel que incluya los principales hitos y entregables. Calcula cuánto tiempo llevará completar todo el proyecto.

Requerimientos de recursos

Enumera los recursos financieros, materiales, tecnológicos y humanos que necesitarás para completar el proyecto.

Recomendación

Usa esta sección para resumir los hallazgos de la investigación sobre este caso de negocio. Aquí deberías incluir hechos y cifras que respalden tu recomendación de avanzar con el proyecto o descartarlo.

Implementación

Describe tu estrategia para implementar el plan del proyecto. Aquí deberías explicar por qué este enfoque es el mejor para lograr tus objetivos.

Finalización y distribución del caso de negocio.

A medida que desarrollas tu caso de negocio, es probable que esté sujeto a múltiples revisiones y correcciones antes de obtener la aprobación final. Una vez aprobado, querrás distribuirlo a las partes interesadas y a quienes toman decisiones para su revisión y consideración. Considera el formato de distribución: impreso, PDF, presentación de diapositivas, etc. 

Paso 3: presentar el caso de negocio

Reúne a las partes interesadas, ejecutivos y otros responsables de la toma de decisiones para realizar una presentación formal de tu caso de negocio. Utiliza elementos visuales para ayudar a tu audiencia a comprender rápidamente tus problemas, las soluciones propuestas, las recomendaciones y demás.

Lucidspark tiene las herramientas y plantillas que necesitas para crear cronogramas y otras ayudas visuales que respalden tus hallazgos y recomendaciones. Las imágenes pueden hacer que tu audiencia se involucre más, ayudarles a comprender los datos con mayor claridad y conducirlos a una mejor toma de decisiones.

Importante: Lucidspark también incluye el Modo presentación, en el que puedes agregar marcos alrededor de tu tablero de Lucidspark para convertirlo rápidamente en diapositivas y presentarlas sin salir de la aplicación. 

Puede que conozcas la frase “Hay que apostar para ganar”. El concepto es simple: generar ingresos y hacer crecer tu negocio implica algún tipo de inversión de capital. Cuando desees iniciar un nuevo proyecto, es probable que debas gastar un poco de dinero y que no quieras que sea el tuyo.

Un caso de negocio puede ayudarte a convencer a los inversores y a otras partes interesadas de que es una buena idea invertir su dinero en tu nuevo proyecto. 

Por supuesto que asegurar los fondos no es todo lo que necesitas porque invertir dinero no garantizará el éxito. También debes explicar por qué las partes interesadas deberían apoyar tu proyecto e invertir en él, cuáles serán los beneficios, si los beneficios superan los costos y los riesgos potenciales, cómo el proyecto encaja con los objetivos y la visión de la empresa, entre otros.

Aquí es donde un caso de negocios bien redactado puede ayudarte a definir y conseguir todo lo que necesitas (finanzas, equipo, materiales, capacitación, tiempo, esfuerzo, etc.) para iniciar un nuevo proyecto.

¿Qué es un caso de negocio?  

Un caso de negocio puede ser un documento escrito o una presentación visual que describa tu fundamento y justificación para iniciar un nuevo proyecto u otro tipo de iniciativa. La idea es persuadir a la alta gerencia, a los responsables de la toma de decisiones y a otras partes interesadas para que aprueben, apoyen y financien tu nuevo proyecto. 

Básicamente, tu caso de negocio debe brindarles a las partes interesadas y a los responsables de la toma de decisiones la siguiente información:

• Por qué crees que es necesario iniciar este proyecto.
• Cuáles son las opciones disponibles.
• Los beneficios de las opciones disponibles.
• Los riesgos potenciales asociados con las opciones.
• Los costos estimados.
• Los cronogramas proyectados.
• Cómo medirás el éxito del proyecto.

Esencialmente, quieres que el caso de negocio ayude a las partes interesadas a sentir la seguridad de que valdrá la pena invertir en tu proyecto.

¿Por qué necesitas un caso de negocio?

No siempre necesitas un caso de negocios. Por ejemplo, un nuevo proyecto podría incluir actualizaciones o mejoras de un producto existente que ha tenido éxito. Es probable que las actualizaciones y las mejoras ya se hayan tenido en cuenta en el plan presupuestario.

Sin embargo, si estás proponiendo una nueva iniciativa o proyecto que requerirá una cantidad significativa de recursos comerciales, es probable que debas recurrir a un caso de negocio para explicar por qué necesitas más dinero y recursos.

Estas son algunas de las razones clave para crear un caso de negocio:

• Proporcionar la justificación y la evidencia que ayudará a los responsables de la toma de decisiones a comprender la necesidad del proyecto y los beneficios que tendrá.
• Demostrar el ROI previsto a fin de que los responsables de la toma de decisiones puedan priorizar y asignar los recursos necesarios para la iniciativa.
• Analizar los riesgos e incertidumbres potenciales. Esto ayuda a los responsables de la toma de decisiones a desarrollar estrategias para mitigar el riesgo antes de dar luz verde al proyecto.
• Ayudar a las partes interesadas a evaluar objetivamente la viabilidad del proyecto.
• Evaluar el impacto potencial que el proyecto tendrá en las operaciones comerciales.
• Obtener la aceptación de las partes interesadas mediante la comunicación de los objetivos, beneficios y riesgos del proyecto.
• Una vez aprobado el proyecto, puede utilizar el caso de negocio como punto de referencia para medir y evaluar el rendimiento del proyecto.
• Describir cómo el proyecto cumplirá con los requisitos legales y reglamentarios.
• Para ayudarlo a usted y a las partes interesadas a evaluar la capacidad y la aptitud para completar el proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con los resultados deseados.

¿Quién debe participar en la creación de un caso de negocio?

Si bien en definitiva podrías ser el responsable de crear un caso de negocio, no tienes que hacerlo solo. Sería útil que recibieras comentarios y colaboraras con una variedad de personas de toda tu organización. Estas personas pueden incluir expertos en la materia, analistas financieros y de mercado, miembros del equipo de TI, profesionales de RR. HH., escritores técnicos, entre otros. Las personas concretas a quienes les pidas que colaboren contigo en el caso de negocio dependerán de la naturaleza del proyecto y de su complejidad.

Para asegurarte de que todos los miembros del equipo estén alineados y trabajen para alcanzar los mismos objetivos, considera usar Lucidspark. Lucidspark tiene las herramientas y las plantillas que necesitas para proponer ideas y colaborar en tiempo real con los miembros del equipo sin importar dónde se encuentren.