Reuniões híbridas

Como conduzir reuniões híbridas para ter uma participação ideal da equipe

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Durante a pandemia, vimos o surgimento da cultura do trabalho remoto. As empresas reduziram o espaço físico e decidiram colaborar e trabalhar virtualmente, com os funcionários em diferentes localizações geográficas. Agora que as restrições provocadas pela pandemia estão sendo retiradas em algumas cidades, algumas empresas têm suspendido trabalho remoto, mas sem retomarem o modelo de trabalho pré-pandemia. Na verdade, elas estão optando por um modelo de trabalho híbrido, no qual os funcionários trabalham presencialmente ou em casa, com horários flexíveis. 

A pandemia mudou definitivamente o mercado de trabalho, e muitas pessoas, de diretores executivos a funcionários, também mudaram as expectativas. Uma recente pesquisa nos EUA revelou que 65% dos americanos desejam trabalhar remotamente em tempo integral, e 31% gostariam de ter a opção de trabalhar de forma híbrida, combinando a colaboração presencial e remota. 

Em uma pesquisa da CNBC com diretores de recursos humanos, finanças e tecnologia, cerca de metade revelou que planejava usar modelos de trabalho híbridos em 2021; e um terço indicou que as empresas priorizariam o trabalho presencial. Além de ser bom para funcionários que querem mais flexibilidade e segurança, o trabalho remoto também é ótimo para os empregadores, que economizam dinheiro com espaços físicos de escritórios e podem contratar profissionais de todos os cantos do país.

Entretanto, o modelo de trabalho híbrido às vezes acaba desestimulando alguns colegas nas reuniões. Na transição para a cultura híbrida de reuniões, é preciso conciliar necessidades, perspectivas e contribuições dos participantes presenciais e dos participantes remotos. Planejar e realizar uma boa reunião é fundamental para que os membros da equipe se sintam valorizados, produtivos e esclarecidos sobre o trabalho.  

As dificuldades das reuniões híbridas

Não é fácil administrar uma reunião, até mesmo as totalmente presenciais. É comum as pessoas reclamarem da grande quantidade de reuniões que elas têm que participar, e dos poucos resultados que elas geram — seja de forma remota ou presencial. Porém, quando participantes remotos entram na reunião por chamada de voz, a dinâmica do poder (sem falar na logística) muda e fica ainda mais complexa. Às vezes, participantes remotos que entram no meio da reunião são tratados com indiferença ao tentar freneticamente ouvir o que todo mundo está falando e imaginar os elementos visuais, pois não os enxergam. E, às vezes, os participantes presenciais esquecem que há pessoas remotas na reunião; ou ficam frustrados por terem que atualizar e incluí-las na conversa. Sem falar que muitas empresas não estão preparadas para organizar uma reunião de forma digital. 

Felizmente, os elementos de uma boa reunião presencial são os mesmos da boa reunião híbrida: um bom facilitador, uma missão clara, boas perguntas e alguma preparação. No entanto, há soluções que só funcionam nas reuniões em ambientes de trabalho híbridos. Explicamos quatro delas a seguir.

Soluções para reuniões híbridas

Prepare-se para o sucesso

Reuniões híbridas dependem de tecnologia e traquejo sociais; se a tecnologia falhar, a socialização se desgasta. Na hora de preparar sua próxima reunião, garanta a tecnologia certa. Sua internet é rápida o suficiente? Tem microfones? Telas? Caso contrário, peça para sua empresa adquirir equipamentos melhores — é um dos melhores investimentos a se fazer. 

Em seguida, veja se tudo e todos estão prontos. Conecte os equipamentos e veja se o áudio e vídeo estão funcionando. Agora, mostre a cara (literalmente) e confirme que os membros da equipe remota sabem usar o software de reunião, o bate-papo e outras ferramentas; e resolva os problemas técnicos no início.

Por fim, ajude as pessoas a se prepararem e participarem da reunião - envie os objetivos do encontro, a programação e os documentos e recursos visuais relevantes. Seja específico sobre a finalidade da reunião. Fazer uma pergunta ou falar sobre um problema a ser solucionado é uma ótima maneira de fazer as pessoas pensarem e de promover uma programação estruturada, porém flexível. Lembre-se de que os participantes remotos não estão fisicamente na sala; então, forneça a eles o que precisarem antes de a reunião começar.    

Coloque todos em pé de igualdade

Naturalmente, as reuniões tendem a favorecer os fisicamente presentes, que têm contato com linguagens corporais, conversam antes e depois do encontro e trocam livremente informações visuais e verbais. Os participantes remotos podem se sentir distantes e deslocados. 

Felizmente, é fácil resolver esses problemas. Primeiro, configure a tela para que todos se enxerguem. Peça para cada participante da reunião usar o próprio laptop, mesmo quem esteja presencialmente. No início da reunião, apresente todos os participantes, entre no bate-papo com frequência e fale com os colegas remotos para incentivar a participação deles na conversa. Chamar as pessoas individualmente e abrir espaço para o diálogo impede que todos falem ao mesmo tempo ou que os participantes remotos se distraiam e deixem de conversar e participar.

Reuniões híbridas

Conheça essas ferramentas de reunião criadas junto com Marsha Acker, diretora executiva da TeamCatapult.

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Crie outras opções para incentivar a participação

Felizmente para as equipes híbridas, existem muitos aplicativos e ferramentas para que sua equipe colabore, não importa a distância física. Em vez de pedir para os participantes levantarem a mão ou verbalizarem um voto, use um aplicativo de votação para obter a opinião de todos sobre o melhor caminho para adotar; ou use um quadro branco virtual ou uma sessão de brainstorming com notas adesivas para que todos contribuam e monitorem as sugestões e decisões do grupo. Ao trabalhar com elementos visuais presenciais, envie todas as imagens necessárias com antecedência aos participantes remotos e defina qual e quando o documento será discutido. Se houver exercícios presenciais, faça os colegas remotos contribuírem virtualmente ou acompanharem os participantes presenciais via webcam, para que se sintam parte do processo. 

Use a criatividade para obter opiniões: use reações com emojis; peça para os colegas mais reservados darem uma opinião; ou dê acesso à lousa virtual para as pessoas comentarem ou votarem nas melhores ideias da reunião.  

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Incentive o trabalho em pequenos grupos

De acordo com o efeito Ringelmann, as pessoas tendem a contribuir mais em grupos menores — algo que qualquer pessoa que já participou de reuniões já sabe intuitivamente. No entanto, em uma reunião híbrida, dividir as pessoas em equipes precisa ser feito de forma específica.

Primeiro, use salas ou murais simultâneos para facilitar a obtenção das opiniões e ideias das pessoas. Lembre-se de delegar uma tarefa ou pergunta bem definida aos participantes antes que eles se separem em grupos, para que saibam exatamente o que precisa ser feito. Junte participantes remotos com participantes presenciais para estimular a colaboração. Use salas simultâneas para conversas informais ou, para que todos contribuam e mantenham o foco, use murais simultâneos para fazer brainstorming, organizar e monitorar as ideias juntas e de forma visual. Defina um horário fixo para o encontro dos grupos; e lembre-se de reunir todos novamente e registrar todas as ideias como um grande grupo.

O futuro é híbrido

O trabalho híbrido veio para ficar; com essas e outras soluções, você organiza tudo da melhor forma possível. Com o novo modelo, você identifica os pontos fracos do seu método de conduzir reuniões e revitaliza as reuniões híbridas para que sejam mais produtivas, deem oportunidades de participação para todos e sejam mais agradáveis aos envolvidos. 

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