padrões ruins na colaboração

3 antipadrões que impedem sua melhor colaboração

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É fácil não se lembrar de um tempo em que a colaboração ainda não era uma norma para os negócios; muitos profissionais provavelmente nunca experimentaram trabalhar de outra forma. 

As culturas de trabalho mais antigas e ferozes, do estilo “cada funcionário por si” foram desmanteladas e desmistificadas como formas ineficazes de impulsionar a inovação. E a proliferação e a onipresença das ferramentas de bate-papo e vídeo aceleraram o nível de acesso, a transparência e o contexto que as equipes podem compartilhar umas com as outras para impulsionar a colaboração e a produtividade.

No entanto, à medida que a produtividade aumenta, a inovação diminui. As equipes podem entender a importância da colaboração, mas, em geral, ainda estamos lutando para melhorar, de modo tangível, a colaboração de uma forma que vá além de apenas gerar nos colaboradores a sensação de estarem conectados e em cooperação, mas que contribua para o valor comercial real. E as equipes estão sentindo a pressão de ter que descobrir formas de colaborar sob as novas condições de trabalho híbrido e remoto.

Ninguém ensina na faculdade que sua carreira é essencialmente um eterno trabalho em grupo, e ainda assim, não tem uma matéria na faculdade para ensinar a você a ser melhor em colaboração. Para aqueles que procuram uma maneira estruturada de melhorar a forma como colaboram, uma das principais maneiras é identificar antipadrões de colaboração.

O que é um antipadrão de colaboração?

Um antipadrão é uma resposta consistente ou uma ação de uma equipe ou um indivíduo que possa parecer útil à primeira vista, mas que, no fundo, é contraproducente. É diferente de um "mau hábito" no sentido que antipadrões são geralmente tentativas bem-intencionados, porém equivocadas, de resolver um problema.

Se o objetivo da colaboração é impulsionar a inovação e os resultados dos negócios, um antipadrão de colaboração é uma prática que mantém as equipes em rotinas, evita o pensamento emergente e custa dinheiro às empresas no longo prazo. A intenção de identificar antipadrões de colaboração é parar de fazer aquilo que apenas parece eficaz e identificar maneiras mais eficazes e previsíveis para a inovação, encontrando padrões melhores para serem adotados.

Se a sua equipe está se sentindo empacada em relação à colaboração, pode haver um antipadrão em cena.

A importância de melhorar a colaboração reconhecendo antipadrões

Embora não seja necessariamente intencional, muitas vezes subestimamos a importância da colaboração vendo-a apenas através da lente limitada do "brainstorming". A colaboração não se resume à "geração de ideias" — ela está, no entanto, incorporada no planejamento, na pesquisa, na execução e na avaliação que impulsionam a inovação. Ela não acontece apenas no quadro branco virtual ou físico, mas em todas as etapas do trabalho.

Outra ocorrência comum é que a colaboração é tratada como um subproduto lamentável de pessoas que precisam trabalhar em equipe em vez de terem o trabalho em equipe como objetivo inicial, sendo que, consequentemente, os esforços para melhorar a colaboração não são abordados sistematicamente, intencionalmente ou com qualquer tipo de estrutura.

A verdade é que melhorar a colaboração significa criar uma engrenagem que impulsione inovação, valor e crescimento financeiro consistentes para um negócio. E se você não está lidando com pontos cegos e fraquezas revelados pela maneira como você trabalha em conjunto, você pode estar sendo deixado(a) para trás por empresas dispostas a trabalhar para melhorar a colaboração.

3 antipadrões da colaboração que você pode corrigir hoje

Se você está sentindo que falta colaboração em sua equipe, abordar a melhoria identificando e corrigindo antipadrões pode ser uma estratégia útil. Dar nome aos antipadrões torna-os solucionáveis e constitui um primeiro passo claro para a ação.

Com isso em mente, aqui estão três antipadrões comuns aos quais você deve prestar atenção:

Antipadrão 1: deixar o relógio conduzir a reunião

À primeira vista, terminar as sessões de brainstorming dentro do tempo estabelecido e partir agressivamente para a tomada de decisões após cada reunião parece ser uma estratégia boa. Afinal, você está sendo eficiente com seu tempo e mantendo o projeto em andamento em um ritmo saudável.

No entanto, a tendência de tentar chegar ao fim de cada reunião – independentemente do ponto onde você estiver em sua discussão – pode, na verdade, ser um sintoma de falta de paciência para deixar o processo de discussão em grupo seguir o curso natural. É possível que você seja induzido(a) ao erro pela necessidade de agir se não deixar tempo para que as ideias amadureçam.

Ao convergir prematuramente em um curso de ação antes de ter debatido amplamente todas as ideias divergentes e visões concorrentes de colegas de equipe, você perde a Zona de discussão, a área confusa e desconfortável de debate colaborativo que desbloqueia o pensamento emergente e os avanços inovadores.

Solução: ser orientado por resultados em vez de marcos arbitrários

É fácil cair no hábito de ver o fim de uma determinada reunião — como um brainstorm ou uma reunião de planejamento de projetos — como um sinal de que é hora de passar para a próxima etapa. Se sua vontade de chegar ao fim das reuniões implica em você consistentemente sair da Zona de discussão mais cedo, o projeto e os negócios acabarão sendo prejudicados.

Mesmo que a reunião termine, não sinta que você tem que chegar a uma solução imediata; agende um momento extra, assíncrono ou presencial, conforme necessário, para concluir seu debate e processar suas ideias.

Uma atividade de brainwriting pode garantir que sua equipe permaneça e seja produtiva na Zona de discussão, forçando-a a gerar um grande número de ideias e dando às pessoas a chance de aproveitar e desenvolver as ideias dos outros para que você não saia em disparada apenas com a primeira boa ideia que aparecer. Isso incentivará a profundidade e a amplitude da discussão antes de entrar em qualquer trabalho de refinamento ou consolidação.

brain writing
Exemplo de brainwriting (clique na imagem para modificar online)

Solução: utilizar a colaboração visual para preencher a lacuna entre o trabalho de grupo em tempo real, a coordenação assíncrona e o trabalho individual profundo.

O desejo de não “pensar demais” também nos faz deixar a Zona de discussão antes da hora. Se uma equipe tivesse a sorte de chegar de uma vez a um acordo, eles poderiam se sentir propensos a seguir em frente com a primeira boa ideia em vez de tentarem um esforço para encontrar mais cinco ou dez. E se uma equipe precisar agendar mais tempo para a geração de mais ideias emergentes, muitas vezes pode parecer que a magia se perde com o tempo de inatividade entre os brainstorms.

Você pode evitar essa sensação (e superar completamente a necessidade de ser orientado pelo relógio) usando uma plataforma de colaboração visual como a Lucid para gerenciar todo o fluxo de trabalho, da ideia à execução, pois a colaboração não termina com o quadro interativo.

Quando você consegue expressar suas ideias visualmente, é mais fácil acompanhar a evolução da discussão colaborativa e retomar de onde parou. Você também pode dedicar um tempo para trabalhar de forma assíncrona ou individual enquanto faz todo o seu trabalho na mesma tela compartilhada e infinita, o que proporciona a visibilidade que a equipe precisa para inovar.

Antipadrão 2: começar sem estrutura

Em um esforço para coletar o maior número possível de idéias, as equipes podem cair na armadilha de iniciar o processo de geração de ideias de forma muito vaga. 

Para projetos greenfield, com menos restrições à frente, isso não é necessariamente um problema. Mas para projetos onde as equipes precisam trabalhar com um prazo apertado ou estão desenvolvendo a partir de um trabalho ou produto existente, começar sem qualquer estrutura pode levar ao desperdício de tempo por seguirem direções que já provaram ser insustentáveis ou irrelevantes.

E se você tiver uma equipe com muitos colaboradores introspectivos que preferem revisar a documentação antes, desenvolver um pensamento profundo por conta própria e vir preparado para um brainstorm depois de terem conferido a programação com antecedência, o "quadro em branco" pode ser assustador.

Solução: comece com um modelo para se concentrar na criatividade

Os modelos podem economizar uma imensidão de tempo por serem um dispositivo útil para orientar rapidamente o grupo em torno de uma abordagem comum ou um modelo mental para enfrentar um problema. Quando combinados com uma programação sólida preparada com antecedência e um moderador qualificado, os modelos oferecem uma estrutura suficiente sem serem excessivamente prescritivos ou limitarem o pensamento original.

Os modelos do Lucidchart e do Lucidspark podem ajudar você a mediar discussões mais focadas em cada estágio do seu processo colaborativo — usando elementos visuais interativos para ajudar sua equipe a ficar alinhada com mais eficiência.

Um modelo também pode servir como uma estrutura para codificar as melhores práticas para sua equipe, especialmente em processos que você repete com frequência.

Antipadrão 3: favorecer a maior senioridade presente

Provavelmente você já passou pela experiência de uma sessão de trabalho colaborativa dominada pela opinião da pessoa com maior chefia. Companheiros de equipe com menos tempo de empresa podem se calar quando um líder ou companheiro de equipe de nível sênior oferece opinião, fazendo com que a equipe convirja sem desafiar a opinião da pessoa mais antiga. 

É importante notar que há uma versão de transferência para a opinião mais antiga que é inteiramente causada por um local de trabalho tóxico, onde um líder não confia em sua equipe para executar o projeto e, portanto, microgerencia todas as decisões e usa a intimidação como arma. 

Mas há também uma versão que vem em forma de um antipadrão, e o processo de pensamento por trás disso é bem-intencionado: o funcionário sênior tem mais experiência, então essa pessoa deve naturalmente ter a melhor visão sobre o problema, e a equipe deve apenas acatar com o que essa pessoa diz. As decisões são tomadas rapidamente, e o fato de que a decisão foi liderada por alguém com senioridade proporciona uma sensação de segurança. 

Quando a discussão é reprimida, e um curso de ação é decidido com base no tempo de permanência da pessoa que a sugeriu e não pela discussão coletiva, pelo refinamento e pelo processo de avaliação do grupo, a inovação também é reprimida. Em um esforço para evitar riscos, não cometer erros, e agradar a liderança, esse antipadrão realmente faz com que as equipes neutralizem ou silenciem algumas de suas melhores ideias.

Solução: deixe sua função do lado de fora da reunião

As equipes precisam estar confortáveis com a mudança de funções em ambientes colaborativos — haverá situações em que você pode não saber nada sobre um tópico e situações em que você precisa se posicionar como especialista no assunto. Muitas vezes, essas funções podem mudar várias vezes em uma única reunião.

Fica com os líderes o ônus de comunicar às equipes que o objetivo da colaboração é gerar boas ideias para causar um impacto, não mostrar seu status na empresa. Ao encorajar as pessoas a deixar suas reais funções de lado e simplesmente vestir a função de "colaborador", você pode gerar segurança psicológica para melhorar a qualidade de sua discussão.

Além disso, as sessões de votação anônimas podem ajudar a nivelar as opiniões, tornando a ideia o foco, e não a pessoa que a compartilha, o que também ajuda a envolver pessoas que se sentem menos confortáveis em falar em grupos.

Solução: aceite o fracasso

A falha é uma parte importante da experimentação, que é uma parte importante da inovação. Você pode incentivar mais participação de cada membro de uma equipe (não apenas dos membros mais seniores ou com maiores salários) criando uma cultura em que o risco calculado é incentivado, e não punido.

Para equipes que não estão em posição de serem tolerantes a riscos — mas ainda querem aproveitar o valor do fracasso — uma pré-mortem pode ser uma ótima maneira de imaginar possíveis falhas antecipadamente e incentivar o pensamento divergente de cada membro da equipe.

pré-mortem do projeto
Exemplo de pré-mortem do projeto (clique na imagem para modificar online)

Você pode melhorar suas habilidades de colaboração!

Lembre-se que melhorar suas habilidade de colaboração é uma jornada — e o processo de fazer essa jornada como equipe é uma experiência de aprendizado por si só. À medida que você se concentra em identificar e substituir sistematicamente os antipadrões por melhores práticas, você verá que a inovação começa a florescer.

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Zoom’s Lucidspark Zoom App integrationColaboração aprimorada do Lucidspark com o Zoom

Sobre o Lucidspark

O Lucidspark é um quadro branco virtual que ajuda você e sua equipe a colaborar e colocar em prática as suas melhores ideias. Ele vem com todas as notas adesivas, ferramentas de desenho à mão livre e espaço infinito na tela de desenho de que você precisa para registrar e desenvolver ideias. E ele foi criado especificamente para a colaboração. É um espaço de trabalho onde sua equipe pode discutir ideias e inovar junta em tempo real.

Produzido pelos criadores do Lucidchart, a plataforma utilizada por milhões de usuários em todo o mundo, incluindo 99% das empresas da Fortune 500.

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