Todos já sabemos como é uma reunião de trabalho: Você participa sem saber por que está lá ou o que deve fazer. Você ouve várias opiniões e ideias e até responde a algumas perguntas. Muitas vezes, ao fim da reunião, não ficou claro por que você estava lá ou o que deve ocorrer a seguir.

Toda reunião de equipe tem duas funções essenciais que podem transformar algo sem brilho numa sessão produtiva e inspiradora. O líder, também conhecido como sponsor, e o facilitador da reunião são a base de uma reunião produtiva. E, embora muitas vezes confundidos, cada um tem o seu papel. Quando o líder e o facilitador trabalham em colaboração, o resultado é uma reunião que agrega valor de verdade à equipe.

O que é o líder da reunião de trabalho?

O líder da reunião, ou sponsor, geralmente é quem solicita a reunião ou declara a necessidade de uma. Ele tem mais a ganhar ou a perder com a reunião, pois normalmente é o sponsor quem espera informações da equipe, consenso sobre uma estratégia ou um curso de ação. Numa reunião de equipe, por exemplo, o executivo do departamento provavelmente é o líder. Na reunião diária de uma equipe de Scrum, a equipe é o sponsor.

O líder é importante por ser normalmente a fonte para entender o propósito da reunião. Ele também pode definir o tom e as expectativas da reunião, a fim de orientar a equipe.

O que é o facilitador da reunião de trabalho?

O facilitador da reunião é, acima de tudo, neutro. O foco dele é promover colaboração e envolvimento, criando um local que abrigue um trabalho eficaz em equipe. Se o objetivo da reunião for dar o pontapé inicial em um projeto, o líder do projeto provavelmente será o facilitador. Numa reunião diária da equipe de Scrum, o mestre do Scrum é muitas vezes o facilitador.

O facilitador se apoia nas habilidades sociais para atingir esse objetivo, como ouvir, decifrar os participantes, promover interação e fazer as perguntas certas para gerar participação. Com o facilitador, a confiança e a colaboração prosperam.

Como o líder e o facilitador da reunião trabalham juntos?

Embora pareçam ser mutuamente excludentes, o líder e o facilitador são, na verdade, essenciais para uma reunião bem-sucedida. Eles precisam trabalhar juntos antes, durante e após a reunião, tudo para que os principais objetivos sejam atingidos.

Colaborem com antecedência para definir o objetivo da reunião

Antes da reunião, é bom se reunir com o líder para definir o propósito da reunião, articular os objetivos e identificar os participantes. O objetivo dessa reunião preliminar é entender a visão deles em relação à reunião e o que eles querem que saia dela. 

Definir o propósito provavelmente será bastante fácil — o líder normalmente marca uma reunião para iniciar um projeto, resolver um problema ou definir um curso de ação. Articular os objetivos pode ser um pouco mais difícil. Como facilitador, você deve aparecer com algumas perguntas para o líder extrair o que se espera da reunião. Você pode fazer perguntas como: 

• O que você deseja realizar na reunião de equipe de trabalho?
• Quais problemas devemos abordar na reunião?
• Quais benefícios você espera listar?
• Quais questões organizacionais precisam da nossa atenção?
• Qual é a situação atual do grupo? 
• Qual é o estado desejado para o grupo no futuro?

As últimas três perguntas são mais importantes do que parecem. Cada equipe tem dinâmicas variadas, e o líder e o facilitador devem estar cientes dessas dinâmicas ao entrarem na reunião. Também é útil saber o estado que o líder deseja no futuro para a equipe, pois uma reunião bem conduzida pode ajudar a chegar a esse estado.

Nesse ponto, recomendamos pegar a lista de participantes com o líder. Vale a pena analisar essa lista para garantir que apenas as pessoas certas compareçam. Participantes sem um propósito claramente definido podem levar a distrações que tiram o foco da reunião. Por outro lado, a ausência de participantes essenciais pode atrapalhar o progresso e resultar no reagendamento da reunião. 

Converse com os participantes para garantir que cada um tenha um propósito claro na reunião. Essa também é uma oportunidade de perguntar o que eles esperam atingir com a reunião. Conversas como essas podem trazem pontos problemáticos em torno do tópico em questão, o que pode influenciar sua pauta oficial a fim de atingir os objetivos mais gerais de um projeto.

Durante a reunião de trabalho, o líder e o facilitador desempenham separadamente as funções.

Normalmente, o facilitador deve passar confiança durante a reunião, permanecendo neutro. Já o líder, por definição, não pode ser neutro. Em vez disso, ele deve declarar claramente suas expectativas no início da reunião e explicar como a reunião deve chegar a objetivos mais gerais.

Sendo o facilitador da reunião, você deve criar um espaço seguro para a colaboração. Isso começa com o estabelecimento de regras básicas de como as pessoas devem participar. Deixe claro que todos devem dar informações, e descreva o processo de como se manifestar.

Durante a discussão, fique de olho no ritmo e no tom das conversas. Se elas parecerem desacelerar ou sair do foco, crie oportunidades de envolvimento. Você pode fazer perguntas para direcionar o foco da equipe ou para estimular a participação. Outra opção é sugerir ou destacar as soluções que surgirem, pois elas podem servir de estrutura para a equipe estimular o pensamento criativo.

Também é bom garantir que todos prestem atenção durante toda a reunião. Recursos visuais podem manter a equipe envolvida e providenciar uma única fonte de verdade. Com quadros brancos digitais como o Lucidspark, você acompanha os pontos importantes que surgirem.

Ao fim, reúna-se para determinar o sucesso da reunião e os passos seguintes

Após reunião, é hora do líder e do facilitador se reunirem de novo. É bom verificar se o líder achou que a reunião atingiu os resultados desejados. Também é bom esclarecer os passos seguintes, com base na reunião. Essa etapa de esclarecimento é crucial não só para realizar os principais objetivos como para criar um elo de confiança com a equipe. Os participantes serão mais cooperativos e colaborativos em reuniões futuras se acharem que a reunião produz um progresso tangível.

Por que é importante ter um facilitador na reunião de trabalho? 

O facilitador da reunião traz alguns benefícios que agregam valor tanto para o líder quanto para a equipe:

• Cria uma estrutura para uma colaboração eficaz: sendo neutro, o facilitador pode se dedicar a criar e divulgar a pauta, preparando os participantes para o que será discutido e estabelecer um consenso sobre o processo da reunião. Dessa forma, o facilitador mantém a tranquilidade na sala para gerar conversas produtivas.
• Garante que todos são ouvidos: em geral, as reuniões têm participantes extrovertidos e introvertidos. É preciso um conjunto específico de técnicas para gerenciar os extrovertidos, de modo que eles não dominem a conversa, e para deixar os introvertidos confortáveis para entrarem na conversa. O facilitador costuma ditar as regras básicas da participação no início da reunião para que as pessoas se sintam à vontade para participar. Durante a reunião, ele deve aplicar essas regras básicas para que todos tenham a oportunidade de contribuir.
• Faz a equipe se dedicar aos objetivos estabelecidos: num grupo de pessoas em uma sala, sempre há o risco de haver conversas que saem do foco. O facilitador pode determinar quando essas conversas são produtivas, orientar gentilmente as equipes para voltarem ao foco quando uma conversa não for construtiva, e ajustar a pauta conforme necessário para abrir espaço para conversas não planejadas, mas importantes. Isso abre espaço para o líder participar livremente da discussão sem afetar outros fatores, como o tempo ou as prioridades da reunião.
• Facilita a comunicação e o entendimento claros entre os participantes: como o facilitador não participa da discussão em si, fica fácil para ele ouvir as diferentes perspectivas dos participantes e esclarecer mal-entendidos quando necessário. O facilitador também pode trazer consenso entre os participantes para que todos estejam alinhados e sigam em frente. Esse consenso esclarece questões nebulosas, como o processo da reunião, pontos problemáticos importantes, opções de soluções e passos seguintes.
• Gerencia os detalhes da reunião para que os participantes abordem os problemas: ao promover uma reunião produtiva, o ambiente é tudo. Participantes incomodados ou estressados não participam direito. O facilitador se dedica a criar o ambiente ideal para participação, de modo que você tire o máximo dos participantes. Isso pode envolver a escolha de um local ou plataforma acessível para a reunião, garantir que haja comida e bebida quando necessário, e oferecer recursos visuais, como quadro branco, para registrar ideias, soluções e as etapas seguintes.

Investir na facilitação eficaz é a diferença entre uma reunião que tem progresso e uma reunião que não chega a lugar nenhum. Sem o facilitador, você corre o risco de ter uma reunião com participantes confusos, despreparados e sem vontade de falar. Após a reunião, você corre o risco de não saber no que a equipe concordou, o que precisa ocorrer a seguir e quem se comprometeu a executar as etapas seguintes. 

Com o facilitador da reunião, a equipe pode progredir com mais rapidez e eficiência. Os membros da equipe são mais propensos a comparecer preparados para participar da reunião e são mais propensos a encontrar soluções que trarão ótimos resultados. Os participantes deixam a reunião sabendo que o tempo foi bem investido, além de terem uma clara noção do que precisa acontecer a seguir para que a equipe atinja os objetivos.