Conseils pour travailler en mode agile même en télétravail

Bien que la méthode agile ait été créée pour le développement logiciel, elle est désormais utilisée dans de nombreux secteurs d’activité et constitue même un excellent outil de gestion pour les équipes à distance. Les chefs de projet et les responsables métier qui appliquent cette approche cherchent avant tout à optimiser les performances de leur équipe et à livrer un produit abouti au client. Comment y parviennent-ils ?

Avant la pandémie, les équipes se retrouvaient fréquemment dans des salles de réunion, griffonnaient sur des tableaux blancs, utilisaient des post-its et collaboraient en personne. Désormais, elles sont nombreuses à travailler à distance et n’ont plus la possibilité de se rassembler dans un même bureau.

La question fondamentale est donc la suivante : comment les équipes peuvent-elles rester agiles en télétravail ? Dans cet article, nous allons présenter la méthode agile pour la gestion de projet et la manière dont les équipes à distance peuvent l’utiliser pour renforcer leur efficacité et leur productivité.

Méthode agile en management

L’approche agile est un style de gestion de projet axé sur la capacité d’adaptation au changement. Les équipes travaillent par sprints pour affiner continuellement leur produit plutôt que de procéder à un lancement final une fois celui-ci terminé. Les équipes publient des parties du projet par incréments afin de pouvoir évaluer soigneusement leur travail et répondre rapidement aux changements.

Bien qu’il existe plusieurs méthodes agiles, telles que Scrum et Kanban, certaines valeurs sont communes à toutes ces approches.

Les valeurs fondamentales du Manifeste agile

Les individus et leurs interactions sont plus importants que les processus et les outils : cette valeur souligne l’importance de permettre aux membres de l’équipe de contribuer d’une manière unique et significative. Si une équipe insiste principalement sur le respect des processus, elle risque de passer à côté de nouvelles idées. Vous ne pouvez pas adopter une mentalité universelle lorsque vous travaillez avec d’autres personnes.

Un logiciel fonctionnel est plus important qu’une documentation exhaustive : bien que la documentation soit nécessaire pour la visibilité et la répétition des processus, cette valeur souligne que la première préoccupation d’une équipe agile devrait être de terminer le projet et de le livrer au client. 

La collaboration avec les clients est plus importante que la négociation contractuelle : la méthode agile encourage la participation du client tout au long du projet. Cela évite les pertes de temps et les efforts inutiles, car la communication entre l’équipe, les parties prenantes et les clients est constante de bout en bout.  

L’adaptation au changement est plus importante que le respect d’un plan : le changement est souvent soudain et imprévisible. Cette valeur souligne que les équipes agiles doivent réagir au changement, sans nécessairement s’en tenir à un plan concret. Parfois, il convient de faire des exceptions pour livrer un produit soigné au client.

Les défis du télétravail

Sans interactions régulières en face à face, les équipes en télétravail peuvent rencontrer des difficultés, notamment lorsqu’elles cherchent à travailler en mode agile.

Les difficultés du télétravail

• Aménagement du temps : avec les libertés qu’implique le travail à domicile, votre équipe doit peut-être composer avec différents fuseaux horaires. En outre, il peut également y avoir des décalages d’horaires pour les collaborateurs ayant d’autres engagements.
• Environnement concentré : rappelez-vous que les membres de votre équipe n’ont pas toujours accès à un espace de travail au calme chez eux. Ils peuvent avoir des enfants, des colocataires, des voisins bruyants ou plusieurs membres du foyer travaillant à domicile. Ces situations peuvent être des facteurs de distraction et poser des problèmes pour participer aux réunions.
• Animation de réunions efficace : tout le monde est connecté sur Zoom et prêt à participer à votre réunion, mais que faire maintenant ? En tant qu’animateur, il peut être difficile d’organiser une réunion efficace sans le logiciel adéquat. Bien sûr, vous pouvez vous contenter de communiquer en visio, mais les outils de documentation, de brainstorming et de collaboration sont indispensables pour être véritablement agile. Cela peut être difficile à réaliser sans un logiciel dédié.

Malgré les difficultés, il est important de vous efforcer de travailler en mode agile pour faire avancer vos projets sans compromettre le travail d’équipe ou l’efficacité.

Renforcer votre efficacité avec la méthode agile de management

Si l’adoption de la méthode de travail agile peut s’avérer laborieuse au début, elle est particulièrement intéressante si vous parvenez à faire preuve de constance et de détermination. Selon Zippia, les équipes agiles sont 25 % plus productives et 50 % plus rapides à mettre leurs produits sur le marché que les équipes qui n’utilisent pas ces méthodes. Le passage à la méthode de travail agile, en particulier pour les équipes à distance, nécessite une planification. Voyons comment les équipes en télétravail peuvent gagner en efficacité grâce aux méthodes agiles de management.

Réunion quotidienne

Organiser des réunions de contrôle quotidiennes permet de discuter des tâches et de lever les obstacles. En télétravail, les échanges rapides au coin d’un bureau ne sont plus possibles. Le fait de prévoir une heure de réunion à cet effet contribuera à améliorer la visibilité et à clarifier les problèmes éventuels. Ces entretiens, également appelés réunions standup, durent environ 15 minutes. Veillez donc à vous en tenir à l’essentiel.

Définir des règles pour l’équipe

Mettez l’ensemble des participants au diapason en créant des règles d’équipe ensemble. En télétravail, les attentes peuvent devenir floues. Mettez en place de nouvelles habitudes ou modifiez votre fonctionnement actuel, notamment les heures de présence en ligne, les heures de réunion, les pauses déjeuner et toute autre règle que vous souhaitez établir pour optimiser la productivité.

Moyens de communication

Pour limiter la confusion, prévoyez un espace de communication centralisé. Les logiciels de messagerie comme Microsoft Teams ou Slack sont parfaits pour les communications individuelles et créer des canaux pour discuter de sujets spécifiques. En règle générale, la plupart des communications doivent être réalisées par ce biais, mais l’e-mail reste efficace pour le partage d’informations plus formelles et adressées à l’ensemble de l’entreprise, notamment les bulletins d’information, les actualités importantes et les informations sensibles.

Logiciel de collaboration

Faire en sorte que votre équipe reste agile dans un environnement en télétravail peut sembler insurmontable. Il existe de nombreux éléments à considérer et des décisions à prendre. Pour mettre toutes les chances de son côté, votre équipe doit disposer d’un logiciel de collaboration visuelle. Par chance, une solution complète a été conçue pour répondre à vos besoins : Lucidspark.

 

Lucidspark est un tableau blanc illimité que les équipes peuvent utiliser pour organiser des brainstormings créatifs, planifier des projets, suivre l’avancement des travaux, etc. Il dispose de plus de 100 modèles conçus pour aider votre équipe agile à concrétiser ses meilleures idées.