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Por qué la pizarra digital no es solo para equipos remotos

Tiempo de lectura: aproximadamente 7 min

Imagina por un momento que estás en un equipo encargado de desarrollar una página de aterrizaje para tu nuevo producto. Se programa la junta, el equipo se reúne y comienza la lluvia de ideas. Cada miembro del equipo toma notas adecuadas y sale de la reunión bastante seguro de cuáles son los próximos pasos. Sin embargo, en la próxima junta para revisar los avances, cada miembro del equipo presenta sus tareas y no están coordinadas. Parece que cada miembro del equipo tiene interpretaciones muy diferentes de la reunión anterior, y de pronto el proyecto se desvía. 

Este es una situación común en las empresas, pero no tiene por qué serlo. La pizarra digital unifica y brinda claridad a los proyectos, y no es solo para equipos remotos: el mismo proceso de negocio que se aplica para hacer que los grupos remotos sean cohesivos deben aplicarse a los equipos presenciales. Todo tipo de grupo puede beneficiarse de las soluciones que visualizan y preservan las ideas, por lo que la pizarra digital puede ser tan útil.

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Aquí tienes 9 razones de peso por las que la pizarra digital está a punto de convertirse en tu nueva herramienta preferida para elaborar la lluvia de ideas.

1. Impulsa la participación de cada persona que asiste a la reunión.

Con las pizarras en línea, la participación es obligatoria. Después de todo, permite que sea evidente cuando los miembros del grupo no participan porque todos están viendo el mismo software, por lo cual no es tan fácil dejar de aportar comentarios. 

Durante las reuniones presenciales, algunos miembros del grupo posiblemente dominen la conversación y otros miembros solo exploren mentalmente los debates. El uso de una pizarra digital resuelve eso: a cada miembro del equipo se le puede asignar un color, por lo que queda claro de inmediato qué aportaciones realiza cada persona. Tener esta confirmación visual es un incentivo para una mejor participación. Y si un miembro concreto del equipo domina la conversación y las aportaciones, eso también es evidente. Es una experiencia más equitativa, lo que significa que se insta a todas las voces a participar.

2. Crea una única fuente de información

En la situación anterior, cada participante tenía su propia interpretación de la página de aterrizaje. Eso causó que no todos comprendieran el producto terminado de la misma manera. Una pizarra digital acaba con la confusión. En lugar de que cada persona tome sus propias notas, una pizarra digital crea un solo registro. El producto terminado proviene de la misma fuente, lo que significa que todos están en sintonía durante todo el proyecto.

3. Es mucho más fácil compartir

Lo que normalmente ocurre en la mayoría de las reuniones presenciales es que todos tomen sus propias notas, asignen una persona para que tome las minutas para el grupo o simplemente guarden notas adhesivas que luego se redactan y envían por correo electrónico al grupo. Todos estos métodos son problemáticos e ineficaces. 

Por otro lado, todos pueden acceder a una pizarra digital al instante. Además, las actualizaciones se realizan en tiempo real. Esto reduce la responsabilidad que tiene la persona que toma las minutas, quien puede interpretar un tema incorrectamente u omitir un punto importante de la reunión. Además, se puede acceder a una pizarra digital desde muchos tipos de dispositivos, lo que es ideal cuando es necesario acceder a las notas durante viajes.

4. Permiten llevar el control de las versiones

La pizarra manual es estática. A medida que el producto evoluciona, es difícil —y a menudo imposible— consultar versiones anteriores de sesiones de lluvia de ideas o las versiones de los wireframe o las ideas iniciales. Eso significa que se puede perder importancia a medida que avanza el proyecto. No obstante, una pizarra basada en la nube permite conservar una versión tras otra, lo que facilita la consulta de iteraciones anteriores y la transferencia de ciertos elementos de una versión a otra. 

5. Evitan desastres

Imagina esta situación: tu equipo acaba de realizar una increíble sesión de lluvia de ideas para el nuevo nombre de tu proyecto. Las ideas eran geniales y todas quedaron en la pizarra blanca de la sala de reuniones principal. La vicepresidenta de Marketing dice que tomará una foto de la pizarra y se la enviará a todos. Pero se olvida de tomarla. Y el siguiente equipo que ocupa la sala de reuniones borra las ideas.

Es una situación muy común, pero puede evitarse fácilmente con una pizarra virtual. Una pizarra basada en la nube no se elimina fácilmente y, si se elimina por accidente, simplemente se puede recuperar. 

6. Permite la participación de miembros del equipo vía remota

Es probable que en tu equipo haya miembros que trabajan de manera remota; esos compañeros normalmente tiene dificultades para participar en las reuniones. A menudo, no pueden ver la pizarra, y como es natural que se dé prioridad a las personas que asisten de manera presencial, cuesta que se preste atención a sus ideas. Para ellos, puede ser agotador intentar que alguien los escuche; además, no pueden hacer aportaciones físicamente en una pizarra no digital. La mayoría de las veces, estos valiosos miembros se dan por vencidos y dejan que dominen la reunión aquellos que asisten de manera presencial.

Una pizarra en línea permite que los miembros del equipo que trabajan de manera remota estén en el mismo barco. Pueden incluir sus aportaciones directamente en la pizarra y de inmediato el resto del equipo puede verlas. Esto les ayuda a sentirse valorados, y mejora la colaboración y el trabajo en equipo.

7. Facilita mucho solicitar comentarios

Obtener la aceptación de las partes interesadas es difícil cuando no pueden entender inmediatamente de qué está hablando el equipo. No pueden visualizar los wireframe ni los procesos de negocio únicamente de las minutas de las reuniones, y tienen más dudas en aprobar algo que se ha acumulado en notas adhesivas. Y cuando necesitan dar su opinión sobre lo que el equipo ha propuesto, se ven obligados a enviar mensajes de correo electrónico o comentarios verbales que pueden ser poco claros y difíciles de compartir. 

Con una pizarra digital, a las partes interesadas se les da un enlace para acceder. Pueden comentar fácilmente cualquier aspecto de la pizarra, y las tareas se pueden asignar desde ese comentario dentro de la pizarra. Es un proceso claro que facilita el trabajo de todos.

8. Facilita la gestión de tareas

Después de una sesión presencial en la que se usa una pizarra, a menudo el gerente de proyecto se encarga de asignar tareas. A falta de un gerente de proyecto, los líderes de equipo suelen asignar tareas por correo electrónico después de la reunión, lo cual es un medio poco eficaz para manejar los próximos pasos. Peor aún, las tareas no pueden asignarse en absoluto, por lo que todas las ideas generadas en las lluvias de ideas nunca llegan a ninguna parte. 

Una pizarra digital impide que se olviden los pasos siguientes. Los miembros de equipo pueden etiquetarse dentro de la pizarra virtual para que sepan en qué van a trabajar, y la responsabilidad se comparte con todo el equipo en lugar de depender de una única persona para distribuir las tareas. Las pizarras digitales mantienen el dinamismo el proceso de negocio. No hay duda de cuáles son los próximos pasos y hacia dónde se dirige el equipo.

9. Aumenta el sentido de pertenencia

Cuando todos han contribuido a una reunión y hay una prueba visual inmediata de esa contribución, los miembros del equipo tienen más probabilidades de asumir la responsabilidad de un proyecto y sentirse orgullosos al respecto. Se comprometen porque sienten que han contribuido a la tarea, y todos los demás pueden ver esas contribuciones gracias a que cada miembro del equipo tiene su propio color en la pizarra digital. Eso simplemente no sucede cuando una persona se encarga de escribir todo. El sentido de pertenencia puede ser un poderoso catalizador para generar grandes ideas y dar impulso a lo largo del proyecto.

La pizarra virtual es la solución para el futuro de la colaboración. Es una forma inclusiva de recopilar comentarios, obtener aceptación, asignar tareas y aumentar la responsabilidad entre los miembros del equipo. Si hay confusión, es fácil consultar la pizarra y es mucho más simple verificar que todos estén en sintonía cuando tienen la misma información a la vista.

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