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colaboración gráfica

Cómo la colaboración gráfica te permite conectarte en un entorno de trabajo híbrido

Tiempo de lectura: aproximadamente 7 min

La participación de los empleados tomó un camino divergente durante la pandemia. 

Por un lado, algunos empleados sienten la presión de las prioridades cambiantes, las alteraciones del ritmo y los cronogramas y la monotonía de trabajar desde casa. En un informe reciente de 451 Research, el 23 % de las personas manifestaron sentirse desmotivadas en el trabajo, y el 7 % muy desmotivadas en el trabajo. A otros les gusta la libertad del trabajo remoto y encuentran que su satisfacción y productividad aumentaron en gran medida. 

Como resultado, más organizaciones adoptan entornos de trabajo híbridos para adaptarse a las necesidades de todos los empleados y a las demandas cambiantes del negocio. Incluso antes de la pandemia, las compañías buscaban activamente solucionar la fricción diaria del trabajo moderno mediante la transformación digital y la inversión en las herramientas adecuadas para apoyar mejor a sus equipos. 

La pandemia destacó esta prioridad y, a medida que la transformación digital continúa acelerándose, las herramientas y las tecnologías continuarán siendo fundamentales como complementos para empoderar entornos de trabajo híbridos que sean participativos y productivos. Mediante la conexión intencional y la colaboración gráfica, las organizaciones pueden ayudar a que los empleados permanezcan conectados y mejorar la participación.

Cómo permanecer conectado en un entorno de trabajo híbrido 

Los cierres iniciales por la pandemia enviaron a la mayoría de los empleados al trabajo remoto, mientras que los empleadores desarrollaron formas mínimas viables de trabajo. Las compañías pronto notaron que las soluciones improvisadas no eran sostenibles a largo plazo, y que muchas de estas soluciones incluso agravaron las quejas de los lugares de trabajo, como demasiadas reuniones frente a un tiempo de trabajo enfocado y práctico. 

A medida que resultó claro que "seguir trabajando como siempre" podría ya ser algo del pasado prepandemia, las organizaciones empezaron a buscar y a invertir en estrategias y herramientas para mejorar y adaptarse a los nuevos modelos de trabajo, y a repensar las estrategias de tecnologías para la fuerza laboral a largo plazo. 

Indaguemos en algunas formas prácticas para mantenerse conectados en entornos de trabajo híbridos. 

Fomenta la conexión intencional

Seamos sinceros: a veces, una reunión virtual simplemente no puede replicar o reemplazar una conversación en persona. Desde distracciones externas, semanas de trabajo sin fin en la misma oficina en casa hasta el bien documentado agotamiento por Zoom, algunos empleados se sienten más desconectados que nunca de su lugar de trabajo y de sus compañeros. Esta desconexión puede también tener efectos negativos en la participación y la productividad. Estas son algunas maneras para promover la conexión intencional entre los equipos dispersos. 

Almuerzos de equipos

Tu equipo no necesita estar en la misma ubicación física para compartir un bocado juntos. Ya sea todas las semanas, cada dos semanas o una vez por mes (elige el ritmo que te dé resultados), agrega un almuerzo grupal en la agenda de tu equipo. Este almuerzo programado debe ser puramente social, sin agenda de reuniones ni charla sobre el trabajo. Los que trabajan en la oficina pueden juntarse en una sala de reuniones y los que trabajan de forma remota pueden conectarse por internet con sus compañeros de trabajo. 

colaboración visual
Prueba arrancar el almuerzo de tu equipo con un ejercicio simple para romper el hielo. Haz clic aquí para personalizar esta plantilla en línea.

Actividades para afianzar los equipos

Aunque algunos de nosotros ya nos aburrimos de las actividades virtuales para afianzar a los equipos en los peores días del aislamiento, sigue siendo importante crear oportunidades para mantener un sentido de comunidad y cultura. Piensa más allá del happy hour estándar. ¿Hay alguna experiencia exclusiva o clase en la que tu equipo podría participar virtualmente? Tal vez puedas permitir que cada integrante del equipo presente una habilidad o un pasatiempo distinto de su trabajo cotidiano. 

Cerrar y finalizar las reuniones con una conexión

¡Espera! Antes de presionar el botón para finalizar la reunión, dales a los integrantes del equipo la oportunidad de cerrar la reunión con una actividad rápida para conectarse. Ya sea destacar las contribuciones inteligentes de un integrante del equipo durante la reunión o hacer algo tan divertido como un canto o un brindis de todo el equipo, tomarse un momento para cerrar la reunión con un tono amigable es muy importante para hacer que tus equipos se sientan valorados y apreciados. 

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Prueba hacer una simple retrospectiva de la reunión para asegurarte de que todos estén alineados y tengan claros los próximos pasos.

Decide los tiempos y los lugares para el trabajo grupal e individual

Con los equipos globales, a veces puede resultar difícil sentirse conectado con tus compañeros de trabajo de otros hemisferios. Por supuesto, es importante no perder la flexibilidad de los horarios de trabajo y mantener el equilibrio entre la vida personal y la vida laboral mientras siguen adaptándose a las nuevas maneras de trabajar. No obstante, si es posible, considera fijar una o dos horas durante el día para que todos los integrantes de tu organización estén en línea y disponibles para conectarse con otros compañeros de equipo. 

También, puedes pensar en crear espacios o tiempos de "trabajo compartido" en horarios específicos. Los que trabajan mejor con otras personas pueden conectarse a estas áreas de trabajo compartido, ya sea de manera presencial o virtual.

Si compartir horarios no es factible, considera crear una ubicación digital en la que las personas puedan ver qué trabajo hicieron los demás integrantes del equipo durante el día, reciban actualizaciones de estado y visualicen un mapa de las próximas prioridades y los próximos proyectos. Una pizarra digital o un panel de comando es una buena opción para lograrlo: permite que tus equipos compartan notas, colaboren en el trabajo y las ideas de los demás e incluso se reserven algunos espacios para una conversación informal. 

Invierte en soluciones de colaboración gráfica

La colaboración gráfica es una gran opción para forjar conexiones en entornos de trabajo híbridos. No obstante, según la investigación de un seminario web reciente de 451 Research, las herramientas de colaboración en el trabajo fallan en dos frentes: la conexión con los colegas y la personalización. Los empleados manifiestan no sentirse tan conectados con sus equipos y con la cultura de su compañía, y tener dificultades para mantenerse alineados respecto de las metas compartidas. 

Las herramientas colaborativas salvan una parte de esta brecha de conexión pero, irónicamente, los empleados también manifiestan que cada vez les resulta más complicado crear una experiencia uniforme y personalizable en las distintas herramientas que pueblan sus flujos de trabajo. Tal vez este sea el motivo por el cual apenas más del 50 % de los empleados informan sentirse muy productivos en el día a día. La conexión y la personalización deberán transformarse en un factor más significativo de impulso de la participación y la productividad en el futuro. 

Las herramientas de colaboración gráfica, como los paneles colaborativos, las pizarras digitales y el trabajo gráfico para facilitar los comentarios y la colaboración entre los equipos de diseño y los interesados no centrados en el diseño rápidamente se convierten en el centro de este análisis tecnológico. Herramientas tales como Lucidspark también facilitan la colaboración y la conexión con los integrantes del equipo. Mediante funciones tales como las votaciones y los emojis, todos pueden ofrecer ideas y hacer comentarios sobre los planes, y sentirse conectados con el trabajo que se está haciendo, independientemente de dónde estén. 

Basta un ejemplo: The Russell Group organiza talleres periódicos para alinearse respecto de las estrategias y los planes de producción nuevos. Antes de la COVID, The Russell Group hacía estos talleres en persona, pero el equipo tuvo que cambiar rápidamente a un formato virtual para llevar a cabo las reuniones con los empleados ubicados en todo el país. 

Usando las herramientas de colaboración gráfica de Lucidspark como recurso, las notas adhesivas, los emojis y otras plantillas, el equipo de The Russell Group adoptó sin inconvenientes un formato virtual y mantuvo activa la colaboración. 

"Inmediatamente después de usar Lucidspark por primera vez, me encantó. En este momento, todos están usando Microsoft Teams o Zoom, y hay muchísimas personas que hablan sobre distintos temas sin un elemento gráfico para concentrarse. Una presentación de PowerPoint no funciona", dijo el ejecutivo de marketing de Russell, Manvir Basi. "Pero las herramientas como Lucidspark son excelentes para una sesión grupal, de manera que todos se concentren en las ideas y generen un resultado concreto".

Adoptar la colaboración gráfica en la nueva normalidad

Los últimos 18 meses representaron un desafío enorme para incluso las organizaciones más colaborativas y más tecnológicas. El entorno de trabajo híbrido presenta dificultades nuevas y cambiantes que ponen a prueba los valores y las prioridades de la organización, desde mantener la productividad hasta fomentar relaciones laborales constantes.  

Las herramientas de colaboración gráfica como Lucidspark facilitan mantenerse colaborativos dentro del equipo, y permiten que todos permanezcan conectados e interesados con el trabajo del momento. 

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Acerca de Lucidspark

Lucidspark es una pizarra virtual que te ayuda a ti y a tu equipo a colaborar para sacar a la luz las mejores ideas. Viene equipado con todas las herramientas de notas adhesivas y dibujo a mano, así como el lienzo infinito que necesitas para capturar la próxima gran idea. Además, ha sido diseñado para la colaboración. Imagínatelo como un gran arenero en el que tu equipo puede jugar con sus ideas e innovar juntos en tiempo real.

De los creadores de Lucidchart, en el que confían millones de usuarios en todo el mundo, incluido el 99 % de las empresas Fortune 500.

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