Innovationsarchiv

Innovationsarchive: Die Lücke zwischen Arbeit und Dokumentation der Arbeit reduzieren

Lesedauer: etwa 8 Min.

Da Technologieteams jede Möglichkeit nutzen, um sich einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen, wird das Konzept der Innovation oft als der Unterschied zwischen Unternehmen, die erfolgreich sind, und Unternehmen, die nicht erfolgreich sind, angesehen. Die eigentliche Definition von „Innovation“ im geschäftlichen Kontext ist oft unklar – und noch schwerer zu dokumentieren und zu messen.

Aber ganz gleich, wie Sie „Innovation“ im Endeffekt definieren, es ist klar, dass Unternehmen und Führungskräfte das Gefühl haben, dass sie nicht genug dafür tun. 

Eine von Microsoft in Auftrag gegebene Studie aus dem Jahr 2020 ergab, dass nur 40 % der Führungskräfte der Meinung sind, dass ihre Unternehmen mit ihren Produkten und Dienstleistungen innovativ waren – im Vergleich zu 56 % im Vorjahr. Die Studie hat Folgendes beobachtet:

„Obwohl die Geschäftskontinuität und die Produktivität im Großen und Ganzen unverändert geblieben sind, berichten Führungskräfte von einem Rückgang der Innovation bei Kernprodukten und -dienstleistungen. Warum ist das so? Ein möglicher Grund dafür ist, dass Mitarbeitende Folgendes berichten: Sie fühlen sich weniger mit der Unternehmenskultur und den Teams in ihren Unternehmen verbunden und arbeiten weniger zusammen.“

Unsere eigenen Forschungen zu diesem Thema lassen eine ähnliche Forderung nach besseren Möglichkeiten der Zusammenarbeit (und letztlich der Innovation) in einem Umfeld erkennen, in dem Hybrid- und Remote-Arbeit zur Norm geworden sind. 75 % der befragten Mitarbeitenden gaben an, dass die Zusammenarbeit – und nicht die Produktivität – am meisten unter der Remote-Arbeit leidet, während 28 % der Führungskräfte zugeben, dass es ihnen schwerfällt, bei der Arbeit kreative und innovative Lösungen zu finden. 

Software für die visuelle Kollaboration hat dabei geholfen, diese Lücke zu schließen

Es liegt auf der Hand, dass die rasche Einführung der Arbeit im Homeoffice eine „Kollaborationslücke“ zwischen den Erfahrungen von Mitarbeitenden und Führungskräften, die unter außergewöhnlichen Umständen ihr Bestes geben, einerseits und dem Wunsch nach einer stärker vernetzten Arbeitsweise andererseits geschaffen hat. Es ist auch klar, dass die vorhandenen Tools wie E-Mail, Text-Chat und spontane Videoanrufe zwar nützlich sind, aber nicht ausreichen, um die umfassenden Werkzeuge bereitzustellen, die über verschiedene Orte verstreute Teams benötigen, um das Gefühl zu haben, aufeinander abgestimmt, kreativ und innovativ zu arbeiten.

Eine andere von Lucid durchgeführte Umfrage ergab beispielsweise, dass mehr als die Hälfte der Teilnehmenden an einem beliebigen Meeting eine bevorzugte Art der Zusammenarbeit haben, die von den verwendeten Tools nicht unterstützt wird. Und angesichts einer neuen Arbeitsweise, bei der spontane Unterhaltungen am Schreibtisch und reale Whiteboards nicht mehr möglich sind, haben Führungskräfte auch ihre Frustration darüber zum Ausdruck gebracht, dass Ideen, die in virtuellen Meetings entstehen, oft verloren gehen, weil es keinen zentralen Ort gibt, an dem sie festgehalten werden.

Glücklicherweise haben Plattformen für die visuelle Zusammenarbeit wie Lucid viele dieser Probleme gelöst und die Lücke in der Zusammenarbeit weitgehend geschlossen, während wir uns auf dem Weg in Richtung „Neue Normalität“ befinden.

Gemeinsame virtuelle Räume, in denen Teams die Umgebung eines persönlichen Gesprächs mit einem Whiteboard und einem Stapel Post its simulieren können, haben sich für 97 % der Führungskräfte und 89 % der Mitarbeitenden als effektiv erwiesen. Und Software für die Zusammenarbeit, die den gesamten Lebenszyklus Ihrer Arbeit abdeckt – von der Ideenfindung und dem User-Journey-Mapping bis hin zur intelligenten Diagrammerstellung und der Modellierung von Cloud-Infrastrukturen – hat 82 % der Teams dabei geholfen, ihre Kollaboration und Abstimmung zu verbessern.

Aber während die Teams weiter an der Gestaltung der Zukunft arbeiten, ist die Richtung klar und es steht viel auf dem Spiel: Die Zusammenarbeit muss verlässlich und regelmäßig zu Innovationen führen.

Deshalb müssen neue Tools für die visuelle Kollaboration mehr bieten als nur Funktionen für Brainstorming oder Kommunikation. Damit Innovation verlässlich und wiederholbar wird, müssen Teams die Artefakte ihrer Arbeit in Plattformen für visuelle Zusammenarbeit in ein Innovationsarchiv umwandeln – ein Archiv, das als ganzheitlicher Leitfaden dafür dient, wie Ihr Unternehmen arbeitet, wächst und einen Mehrwert schafft.

Was ist ein Innovationsarchiv und warum brauchen Sie eines?

Einer der Grundsätze des Agile Manifesto („Manifest für Agile Softwareentwicklung“) ist die Priorisierung von „funktionierender Software vor umfassender Dokumentation“. 

Auch wenn dies keine Kritik an Letzterem sein soll, kann die bloße Erwähnung der Dokumentation bei innovativen Teams schon ein Stöhnen hervorrufen. Dokumentation wird oft als lästig empfunden, als mühselige Pflicht, als Hindernis für das, was man lieber tun würde – oder das, was man tut, wenn man gerade nichts anderes zu tun hat. Dementsprechend wird Dokumentation oft nicht konsequent und regelmäßig durchgeführt.

Die Realität? Dokumentation ist nicht nur etwas für hochtechnische Rollen und komplexe Technologien und sollte sich nicht wie eine Barriere anfühlen, die Sie am Ende eines Projekts überwinden müssen. Im Gegenteil: Dokumentation kann und sollte ein fester Bestandteil der Arbeitsweise innovativer Teams sein, die neue Produkte entwickeln, planen, entwerfen, herstellen und auf den Markt bringen.

Aus diesem Grund müssen Teams verstehen (und akzeptieren), dass Dokumentation mehr ist als langweilige, unübersichtliche technische Texte. Das kann erreicht werden, indem man sich auf den Aufbau eines Innovationsarchivs konzentriert.

Ein Innovationsarchiv ist eine neue Art und Weise, Dokumentation als einen „permanent mitlaufenden“ Prozess zu betrachten. Solch ein Innovationsarchiv besteht im Wesentlichen aus der gesamten visuellen Dokumentation, die eine dynamische Übersicht über Ihr Unternehmen bietet. Dazu gehören gemeinsame Arbeitssessions, Storyboarding, User Journeys, Prozessmodelle, UX-Wireframes, Projektzeitpläne, Sprint-Planning-Boards, Cloud-Architektur, Retrospektiven, Launch-Reviews und vieles mehr.
Auf die gleiche Weise, wie ein Unternehmens-Wiki als dynamisches Archiv für personalbezogene Abläufe, Leistungen, Leitbilder, Visionen und Markenrichtlinien dient, die ein Unternehmen am Laufen halten, besteht das Ziel eines Innovationsarchivs darin, festzuhalten, wie Ideen zum Leben erweckt werden, wie die Arbeit erledigt wird, wo Innovationen stattfinden und wie der Erfolg gemessen und reproduziert wird, um die Innovation in einem Unternehmen voranzutreiben.

Ein Innovationsarchiv, das auf einer Software für visuelle Zusammenarbeit wie Lucid aufbaut, verwandelt komplexe Ideen, Prozesse und Pläne mithilfe intelligenter Diagramm- und Whiteboard-Funktionen in leicht verständliche visuelle Darstellungen.

Wenn Ideen bei ihrer Entstehung problemlos aufgezeichnet werden können, lässt sich die Innovation klar nachvollziehen. Wenn Sie es richtig anstellen, verringert Ihr Innovationsarchiv die Lücke zwischen der Erledigung der Arbeit und der Dokumentation der Arbeit bis zu dem Punkt, an dem die Lücke praktisch nicht mehr vorhanden ist. 

Was macht also ein gutes Innovationsarchiv aus?

Man sollte wissen, dass ein Innovationsarchiv kein einzelnes Dokument ist, sondern vielmehr ein Ideenmodell, mit dem Sie alle von Ihren Teams gemeinsam erstellten Boards, Dokumente, Diagramme und Pläne betrachten können. Es ist quasi eine dynamische Dokumentation darüber, wie Ihr Unternehmen seine besten Ideen umsetzt. 

Im Laufe der Zeit sollten diese Artefakte unter dem Dach eines „Innovationsarchivs“ systematisch organisiert, überarbeitet und definiert werden. Wenn ein Innovationsarchiv konsequent umgesetzt wird, kann sich jede Person im Unternehmen (sei es eine Führungskraft aus der Chefetage oder ein neu eingestelltes Teammitglied) schnell darüber informieren, wie sinnvolle Arbeit in einem bestimmten Team oder einer bestimmten Abteilung geleistet wird, und so die Kontextlücken und Wissenssilos beseitigen, die oft eine nahtlose Zusammenarbeit verhindern.

Damit Innovation zur Norm wird, sollte ein Innovationsarchiv nicht nur ein „nettes Extra“ sein. Es ist eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig und agil zu bleiben. Ein gutes Innovationsarchiv erfüllt die folgenden Voraussetzungen:

  • Es dient als Sprungbrett für Veränderungen: Für Unternehmen, die große Veränderungen durchlaufen – wie z. B. eine Umstrukturierung des Unternehmens, eine digitale Transformation, eine Cloud-Erweiterung oder eine Umstellung auf Hybrid-Arbeit – kann ein Innovationsarchiv als ganzheitlicher „Ist-Zustand“ Ihres Unternehmens dienen, der den Führungskräften einen gemeinsamen Ausgangspunkt bietet. Mit einem leicht zugänglichen, leicht verständlichen Archiv der bereits durchgeführten Veränderungen, der verworfenen Ideen und der abgeschlossenen Projekte können Sie Ihr Unternehmen mit Zuversicht auf Kurs bringen.
     
  • Es steigert die Effizienz Ihrer Teams im Laufe der Zeit: Mit einem Innovationsarchiv, das auf einer visuellen Arbeitsfläche wie Lucid aufgebaut ist, können Sie sorgfältig nachverfolgen, was sich bewährt hat und was nicht. So vermeiden Sie es, komplexe Gespräche erneut zu führen und schwierige Probleme zu lösen, die Sie schon einmal gelöst haben.
     
  • Es reduziert Lernkurven aufgrund von Fluktuation oder Wachstum: Für Teams, die gezwungen waren, ihre Belegschaft zu reduzieren – oder für Unternehmen mit starkem Wachstum, die nicht schnell genug neue Mitarbeitende einstellen können – ist ein Innovationsarchiv die ultimative Lösung, um Silos aufzubrechen. Wenn Sie alle Ihre wichtigen Anmerkungen, laufenden Arbeiten und Gedankengänge in einem gemeinsamen Arbeitsbereich mit optimaler Visualisierung aufbewahren, können sich neu eingestellte Beschäftigte schneller einarbeiten, schneller einen Mehrwert schaffen und einfach dort weitermachen, wo andere aufgehört haben.
     
  • Es demokratisiert die Entscheidungsfindung: Innovationsarchive tragen dazu bei, dass sinnvolle Ideen und Lösungen, die tatsächlich Probleme beheben, eher Beachtung finden als Büropolitik und Jobtitel. 

Mit visueller Kollaboration wird Innovation zur Norm

Innovation ohne Dokumentation ist wie die Veröffentlichung eines Kochbuchs mit einer Liste von Zutaten, aber ohne Rezept. Um wirklich von Nutzen zu sein, muss Ihr Innovationsarchiv leicht verständlich und in die Bereiche, Plattformen, Boards und Planungsdokumente integriert sein, mit denen Ihre Teams bereits arbeiten.

Es muss nicht nur ein klares Bild davon vermitteln, welche Innovation Ihr Team hervorgebracht hat, sondern auch zeigen, wie sie umgesetzt wurde – von der Ideenfindung über die Planung bis hin zur Ausführung im großen Maßstab.

Mit einer Software für visuelle Kollaboration wie Lucid kann das Dokumentieren der Arbeit fast so selbstverständlich werden wie die Erledigung der Arbeit. Wenn Sie eine intuitive Arbeitsweise fördern, indem Sie die Informationen an einem einzigen Ort aufbewahren, um die Effektivität, Produktivität und Effizienz Ihrer Teams zu steigern, wird Innovation in die täglichen Abläufe integriert, was Ihren Teammitgliedern letztendlich dabei hilft, die Zukunft zu prognostizieren und mitzugestalten.

Bessere Zusammenarbeit

Erhalten Sie Einblicke in die Problembereiche, die Ihr Team davon abhalten, besser zusammenzuarbeiten, sich aufeinander abzustimmen und innovativ zu sein – lesen Sie unseren Bericht über unsere Art der Zusammenarbeit 2022 (2022 The Way We Collaborate).

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Über Lucidspark

Lucidspark ist ein virtuelles Whiteboard, das Ihnen und Ihrem Team die Zusammenarbeit erleichtert. So kommen die besten Ideen zum Vorschein. Es verfügt über Haftnotizen, Tools zum Freihandzeichnen sowie eine unbegrenzte Arbeitsfläche – kurz gesagt: alles, was man zum Erfassen der nächsten durchschlagenden Idee braucht. Und es wurde speziell für die Zusammenarbeit entwickelt. Sie können sich das in etwa wie einen Experimentierkasten vorstellen, in dem Ihr Team gemeinsam in Echtzeit Ideen erörtern und Innovationen hervorbringen kann.

Präsentiert von Lucidchart, der Plattform, der Millionen Anwender weltweit vertrauen, darunter 99 % aller Fortune-500-Unternehmen.

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