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Stakeholder über Pläne für die UX informieren

So präsentieren Sie Stakeholdern Ihre Pläne für die UX

Lesedauer: etwa 9 Min.

Wenn es darum geht, inwieweit sich Ihr Produkt für den Verbraucher auf dem hart umkämpften Markt von den Produkten der Konkurrenz abhebt, ist Wahrnehmung wirklich alles. Das gilt insbesondere für die Bewertung des Benutzererlebnisses durch potenzielle Kunden.

Ganz ehrlich: Wie oft ertappen Sie sich dabei, dass Sie die Meinung, die Sie sich von einer Marke bilden (ob positiv oder negativ), davon abhängig machen, ob die Website schnell lädt oder ob die ersten Seiten einfach zu navigieren sind? Abgesehen von dem eigentlichen Programmiercode, der das Herzstück jeder Anwendung bildet, hängt ihre Beliebtheit von der Benutzerfreundlichkeit, Mundpropaganda und der Optik ab.

Traurigerweise verlieren viele dabei die Qualität des Inhaltes oder die problemorientierte Effizienz des Produktes aus den Augen. Selbst wenn ein über Windows betriebenes Handy technisch überlegen wäre, gewinnt oft trotzdem die schlichte Schönheit des Produktes von Apple.

Das Benutzererlebnis (UX) ist also offensichtlich sehr wichtig. Es kann wahre Wunder wirken, wenn Sie verstehen, wie Benutzer Ihre Produkte verwenden, was gut und was schlecht ankommt und ob sie technisch versiert sind oder nicht. Durch diese Erkenntnisse können Sie die Interaktionen mit (und die Wahrnehmung von) Ihren Produkten und Dienstleistungen nutzerorientiert verbessern.

Mit den Stakeholdern Ihres Unternehmens über UX Design zu sprechen, ist jedoch meist leichter gesagt als getan.   

Es kann durchaus schwierig sein, die richtige Balance zwischen den Bedürfnissen und Sorgen interner Kunden zu finden und dabei trotzdem zu betonen, dass eine tolle Optik und ein ausgezeichnetes Benutzererlebnis bei der Entwicklung des bestmöglichen Produktes eine große Rolle spielen. Aber es ist nicht unmöglich. Mit der richtigen Strategie erhalten Sie deren Zustimmung, schon bevor die Arbeit am Design überhaupt beginnt.

Best Practices bei der Kommunikation Ihrer Pläne hinsichtlich UX

Es gibt viele verschiedene Arten von Stakeholdern: von Vertriebsleitern bis zu Technikgenies sind die verschiedensten Rollen vertreten. Und jeder einzelne Beteiligte basiert seine Beurteilung Ihrer Pläne für die UX auf seine eigene Funktion, Erfahrung und Fachkenntnis. Diese Faktoren beeinflussen auch, wie Beteiligte auf Ihre visuelle Präsentation reagieren.

Deswegen schadet es nicht, sich vorab Gedanken zu machen, welche Aspekte die Sichtweise eines Stakeholders beeinflussen können: So können Sie Ihre Pläne in puncto UX Design bei der Absprache mit anderen Teams besser begründen.

Darüber sollten Sie sich Gedanken machen, bevor Sie Ihren Stakeholdern Ihre Pläne präsentieren:

  • Einfluss oder Autorität: Steht oder fällt das Produkt mit der Meinung dieses Stakeholders? Muss diese Person Ihr Projekt absegnen? Könnte sie vielleicht sogar ein hilfreicher Unterstützer oder Verbündeter werden?
  • Stimmung oder Gemüt: Steht diese Person unter Druck, ein Budget einzuhalten oder bestimmte Verkaufszahlen zu erreichen? Wie ist die Arbeitsmoral in der jeweiligen Abteilung? Ist es wirklich eine gute Idee, die Präsentation auf 16 Uhr an einem Freitagnachmittag zu legen?
  • Wie gut kennen Sie einander?: Haben Sie schon einmal zusammengearbeitet? Sind Sie langjährige Arbeitskollegen oder frisch zusammengewürfelt? Oder ist es vielleicht sogar jemand, der ganz neu in der Firma ist?

Hier nur ein paar allgemeine Regeln, auf die Sie achten sollten. Abhängig vom Arbeitsszenario und der jeweiligen Produktentwicklungsphase gibt es auch spezifischere Strategien, die Sie ausprobieren können.

Beginnen wir zunächst mit einer vermeintlich offensichtlichen (doch nicht minder wichtigen) Best Practice für die Präsentation Ihre Plans für die UX.

Verfolgen Sie stets einen nutzerorientierten Entwicklungsansatz 

Selbstverständlich erfordert ein konkreter Plan zur UX Produktentwicklung Zeit, Geduld und Fleiß. Aber, wenn Sie wissen, worauf es am meisten ankommt, ist es nur halb so schwer. Bei der Entwicklung einer herausragenden UX dreht sich alles um den Benutzer.

Durch ein benutzerorientiertes Design stellen Sie die Bedürfnisse Ihres Kunden – völlig zu Recht – an erste Stelle. So können Sie bei der Entwicklung Ihres Produkts die Ziele, Anforderungen und das Feedback der Endnutzer berücksichtigen. Wenn Sie ihre Anforderungen und typischen Nutzungsprobleme kennen, können Sie ein ideales Produkt für sie entwickeln.

Das ist genau das, was sich Ihre Stakeholder wünschen – und was eine gute Planung Ihres UX Designs liefern kann.

Achten Sie bei der Präsentation Ihrer Marktforschung zum Thema UX darauf, verschiedene Quellen einzubeziehen, um Ihre Designpläne zu untermauern. Stützen Sie sich dabei auf bewährte Forschungsmethoden, wie z. B.:

  • Benutzertypen: Durch die Verwendung detaillierter Nutzersteckbriefe zeigen Sie, dass Sie die speziellen Verhaltensmuster, Interessen und Anwendungsmotivationen unterschiedlicher Endnutzer bei der Planung Ihres UX Designs berücksichtigen.
  • Usability Tests: Erkenntnisse darüber, wie echte Benutzer mit Ihrem Produkt und seiner UX interagieren, bieten Ihnen eine große Fülle an Informationen: Achten Sie darauf, verschiedene Testszenarien und Nutzertypen einzubeziehen.
  • Nutzerbefragungen: Vor der Einführung eines Produktes (oder um Probleme mit bereits existierenden Produkten zu erkennen) ist es essenziell, direktes Feedback darüber zu erhalten, ob Nutzer mit Ihrer UX so interagieren wie beabsichtigt.

Die Planung und Testung eines neuen UX Designs kann auch schon beginnen, wenn sich Ihr Projekt noch in der Wireframephase befindet. So können Sie feststellen, ob potenzielle Nutzer Ihres Produkts die verschiedenen Nutzungsströme (Flows) verstehen. Außerdem können Designprototypen eingesetzt werden, um zu überprüfen, ob die Benutzer das zugrundeliegende visuelle Design der UX und den Umgang damit verstehen – ob es sich nun um eine App, eine Website oder ein anderes Produkt handelt.

strukturiertes Brainstorming
Beispiel für eine Buyer Persona (klicken Sie auf das Bild, um es online zu bearbeiten)

Trotz ihres Minimalismus können Low-Fidelity Wireframes (oder auch schon erste Sitemaps) größere Kreativität, Experimentierfreude und Produktivität anstoßen. Wenn Stakeholder und Designer schon früh in der Entwicklungsphase die Pläne hinsichtlich UX miteinander absprechen, können zusätzliche Kosten vermieden werden.

strukturiertes Brainstorming
Venn Diagramm (Klicken Sie auf das Bild, um es online anzupassen)

Holen Sie die Meinung Ihrer Stakeholder ein, bevor die Arbeit am Design beginnt 

Wenn Sie Ihre Pläne mit nutzerorientierter Marktforschung und Produktentwicklung begründen, verhilft Ihnen das bei der Präsentation Ihres Vorhabens vor Ihren Stakeholdern zu größerem Erfolg.

Die meisten Stakeholder sprechen nicht die gleiche visuelle Sprache wie erfahrene UX Designer. Allerdings haben sie Erwartungen. Zweifel. Und, öfter als viele denken, auch kreative Ideen.

Also nehmen Sie sich die Zeit und hören Sie zu, was sie zu sagen haben, bevor Sie sich in Ihre Arbeit am UX Design stürzen.

Viele Stakeholder, insbesondere diejenigen in führenden Positionen oder mit Kundenkontakt, tendieren dazu, Lösungen für die UX und visuelle Vorstellungen vorzuschlagen, ohne zu erklären, wo genau das Problem liegt. Und das ist auch in Ordnung. Selbst wenn diese Lösungsvorschläge nicht funktionieren oder im Designkontext keinen Sinn ergeben, können sie dennoch dabei helfen, das echte Problem zu definieren oder zu begründen, warum Ihre UX dieses Problem löst.

Indem Sie die Stakeholder vor Beginn der Designarbeiten zu Wort kommen lassen, finden Sie außerdem heraus, welche Elemente der UX für sie Priorität haben. Wenn Sie vorher wissen, ob ihnen Impression wichtiger als Konversion ist, können Sie kluge Designentscheidungen schon treffen, bevor Sie sie umsetzen müssen.

Präsentieren Sie Ihre Pläne hinsichtlich der UX den richtigen Stakeholdern

Die Planung Ihrer UX besteht aus vielen Phasen und Durchläufen. Die Entscheidung darüber, welchem Stakeholder Sie welche Version (zu welchem Zeitpunkt) vorstellen, hängt ganz vom Hauptziel Ihrer visuellen Präsentation ab.

Dabei werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass die spezifischen Erkenntnisse der Stakeholder typischerweise in Kategorien fallen, die eng mit ihrem jeweiligen Fachgebiet oder ihrer Expertise zusammenhängen. Behalten Sie das bei der Entwicklung der UX Designs und der Vorbereitung der visuellen Präsentation Ihrer Pläne vor den Stakeholdern im Hinterkopf.

Wenn Sie z. B. Feedback zum optischen Stil und der Wirkung Ihrer geplanten UX auf Ihre Zielgruppe benötigen, sollten Sie Ihre Marketingabteilung um Rat fragen. Vertriebsleiter eigenen sich vielleicht besser, um Ihnen bei der Auswahl der Funktionen zu helfen, damit Sie die Must-Haves einbauen, mit denen Sie die Konkurrenz überflügeln.

Wenn Sie die Präsentation Ihrer Planung hinsichtlich der UX auf getrennte Fokussitzungen aufteilen, haben Ihre Stakeholder eine größere Auswahl, z. B. bei der Entscheidung, ob man sich auf das Systemdesign konzentrieren sollte oder eher auf den Benutzerflow innerhalb der UX.

So sorgen Sie dafür, dass alle Stakeholder bei den Themen mitreden können, bei denen sie sich auskennen.

Zeigen Sie, welche Hindernisse Ihre UX überwinden soll

Wenn Sie das Design oder andere Aspekte Ihrer UX vorstellen, tun Sie bitte allen den Gefallen, genau zu sagen, welches Problem Sie lösen wollen und welche Ideen Sie dafür in Erwägung ziehen.

Stellen Sie außerdem unbedingt das Ziel der Pläne für die UX in den Mittelpunkt und nicht Ihre persönlichen Präferenzen. Die Einbeziehung Ihrer Stakeholder führt nicht nur zu mehr Vertrauen und einem besseren Zusammengehörigkeitsgefühl der verschiedenen Teams, sondern schafft auch Gelegenheiten, um blinde Flecken Ihrer UX-Planung zu entdecken (und zu korrigieren).

Beziehen Sie die Unternehmensziele in Ihr UX Design ein 

Das erreicht man am einfachsten durch ein informatives Strategiepapier, in dem alle potenziellen Anforderungen, Probleme und Ziele des Endnutzers aufgeführt werden, um so das Feedback der Stakeholder zu untermauern.

Durch das Teilen von wichtigen Dokumenten zu Beginn der Produktentwicklung (z. B. im Rahmen eines Auftaktmeetings) geben Sie Ihrem Designteam wichtige Werkzeuge an die Hand, um einzuschätzen, ob das Feedback der primären Zielgruppe des Produkts zugutekommt und an den zuvor festgelegten Kriterien orientiert ist. Außerdem dient es Ihren Stakeholdern als eine Art Leitplanke.

Wenn Sie ein Strategiepapier für Ihre UX-Planung haben, weiß jeder sofort, welches Feedback und welche Neuerungen priorisiert (oder hintangestellt) werden müssen, um einen konstruktiven Weg zu beschreiten, den Prozess voranzutreiben und dabei Konsistenz zu wahren.

Betrachten Sie das Designkonzept als Verhandlungssache statt als Ultimatum

Die Präsentation Ihrer Pläne für die UX vor Ihren Stakeholdern ist eine geschäftliche Angelegenheit. Beharren Sie nicht zu sehr auf Ihren eigenen Vorschlägen und sperren Sie sich nicht kategorisch gegen Veränderungen oder Kompromisse. Feedback sollte nicht persönlich genommen werden.

Ob Sie eine Meinung nun teilen oder nicht, denken Sie immer daran, dass nichts in Stein gemeißelt ist. Pläne sollten immer flexibel sein und es ist wichtig, Kritik schon früh im Prozess offen zu begegnen. Anstatt Ihre ursprünglichen Pläne für das UX Design zu rechtfertigen, bitten Sie Ihre Stakeholder lieber um nähere Ausführung (oder Erklärung) ihrer Meinungen.

Nachdem Sie alle Argumente abgewogen haben, können Sie entscheiden, was verändert und was beibehalten wird. Es kann es durchaus klug sein, einige Elemente des UX-Plans auf Wunsch der Stakeholder abzuändern, während andere Punkte letzten Endes doch im Ermessen des UX Designers und seiner Erfahrungswerte liegen.

Im Endeffekt sollten Sie sich in Ihrer Entscheidung davon leiten lassen, was das Beste für das Produkt und seine Benutzer ist.

Das Absprechen der Pläne für die UX mit Stakeholdern ist eine wichtige Aufgabe des UX Designers, die oft vergessen wird. Konzentrieren Sie sich nicht darauf, inwiefern die Reaktionen (oder der Widerstand) der Stakeholder Ihre kreative Freiheit einschränken könnten, sondern lieber auf den konstruktiven Mehrwert, den dieses Feedback für die UX des Endnutzers bedeutet.

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